Đối với nghề kế toán, chứng từ kế toán và báo cáo tài chính có vị trí đặc biệt quan trọng. Vì vậy, sắp xếp, lưu trữ chứng từ sao cho thuận tiện nhất khi cơ quan thuế cũng như các cơ quan hữu quan đến doanh nghiệp thanh tra, kiểm tra quyết toán thuế; hoặc Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên cần hoạch định chiến lược kinh doanh trong tương lai là "bài học nhập môn" của nghề kế toán. Kế toán cần chuẩn bị và sắp xếp hồ sơ sao cho khoa học để khi cần dùng đến có thể tìm, lấy được ngay. Các bước sắp xếp như sau:
1. HỒ SƠ KHAI THUẾ
1.1. HỒ SƠ KHAI THUẾ NĂM
- Báo cáo quyết toán tài chính.
- Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp.
- Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân.
1.2.QUÝ
- Tờ khai thuế Thu nhập doanh nghiệp tạm tính
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân
- Tờ khai thuế GTGT ( đối với DN báo cáo theo quí)
1.3.THÁNG
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng.
- Tờ khai thuế bổ sung ( nếu có)
1.4. HÓA ĐƠN
Nếu là hóa đơn đặt in cần có:
- Hợp đồng in hóa đơn (kèm biên bản hủy kẽm,biên bản giao nhận hóa đơn, thanh lý hợp đồng…)
- Thông báo phát hành hóa đơn
1.5. CÁC HỒ SƠ KHÁC:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
- Tờ khai thuế môn bài
- Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng
- Mẫu 06 về đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp thuế GTGT khấu trừ (đối với DN có doanh thu dưới 1 tỷ năm 2012 đến 2013)
- Giấy nộp tiền và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước
2. SỔ KẾ TOÁN : (hình thức nhật ký chung)
- Sổ nhật ký chung
- Sổ chi tiết các tài khoản
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng (chi tiết từng ngân hàng)
- Bảng trích khấu hao tài sản cố định
- Thẻ tài sản cố định
- Bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn.
- Bảng phân bổ chi phí trả trước dài hạn.
- Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết và sổ tổng hợp công nợ phải thu.
- Sổ chi tiết và sổ tổng hợp công nợ phải trả.
- Biên bản đối chiếu công nợ đến hết năm tài chính.
- Sổ chi tiết tiền vay.
- Biên bản kiểm kê tiền mặt ngày 31/12.
- Biên bản kiêm kho ngày 31/12
- Biên bản kiểm kê tài sản cố định 0 giờ ngày 31/12.
3. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN:
- Hóa đơn GTGT mua vào (hóa đơn mua vào từ 20 triệu trở lên kẹp với ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt);
- Hóa đơn GTGT bán ra xếp theo thứ tự kê khai theo tờ khai thuế 01/GTGT. (Ngoài ra hóa đơn mua vào, bán ra cần thiết phô tô để kẹp với các chứng từ khác: như Xuất khẩu; vay vốn lưu động; vay hạm mức tín dụng...)
- Phiếu thu: kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT, cuống séc rút tiền TK ngân hàng và các chứng từ liên quan khác…
- Phiếu chi: kẹp với hóa đơn mua vào, giấy nộp tiền vào TK ngân hàng, đề nghị tạm ứng và các chứng từ liên quan khác
- Phiếu nhập kho hàng hóa kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa
- Phiếu xuất kho hàng hóa: kẹp với hóa đơn bán ra liên 3.
- Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN.
- Bảng kê trả tiền điện, tiền nước nếu DN thuê mặt bàng không có hóa đơn 02/TNDN.
- Sổ phụ tài khoản ngân hàng ( bảng sao kê tài khoản hàng tháng; giấy nộp tiền mặt, séc, lệnh thu; lệnh chi; Ủy nhiêm chi, ủy nhiệm thu; sổ phụ, chứng từ hạch toán; bảng tính lãi vay; bảng đối chiếu số dư tài khoản vào 31/12; hợp đồng vay; giấy nhận nợ; L/C...)
- Giấy nộp tiền vào NSNN.
- Các giấy tờ khác liên quan đến đặc thù riêng từng doanh nghiệp.
(Tất cả các phiếu đều được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn)
4. HỒ SƠ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG:
- Hồ sơ xin việc của người lao động
- Hợp đồng lao động.
- Qui chế trả lương – trả thưởng ( có đăng ký cơ quan lao động)
- Giấy phép lao động đối với người nước ngoài ký hợp đồng lao đồng.
- Giấy đăng ký tạm vắng tạm trú ( người nước ngoài)
- Biên bản họp hồi đồng thành viên/ Hội đồng quản trị.
- Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương…
- Bảng chấm công;
- Bảng thanh toán tiền lương
- Đăng ký giảm trừ gia cảnh
- Bảng cam kết 23/CK-TNCN nếu có HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN;
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN
- Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động
- Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền bảo hiểm.
5. HỢP ĐỒNG:
- Hợp đồng mua vào
- Hợp đồng bán ra
- Bộ tờ khai hải quan (đối với hàng hóa xuất khẩu).
- Hồ sơ dự toán; quyết toán công trình kèm theo bản photo các chi phí liên quan;
- Biên bản nghiệm thu bàn giao và thanh lý hợp đồng (nếu là DN xây dựng);
- Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu. ( Đối với DN sản xuất ; gia công )
Tùy theo thực tế của mỗi doanh nghiệp mà có thêm các hồ sơ chứng từ khác.
Các bạn sắp xếp sao cho khi có lịch thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế hoặc các cơ quan hữu quan hay Hội đồng quản trị; Hội đồng thành viên hỏi đến hồ sơ nào thì ta có thể biết ngay nó ở đâu và tìm ra một cách nhanh nhất!
(Theo PHAN THỊ THANH XUÂN - Thành viên Ban Nghiên cứu pháp luật và tư vấn VICA)