Xây dựng mô hình Kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp khởi nghiệp

Hoạt động khởi nghiệp tại Việt Nam đứng trước nhiều cơ hội phát triển, tuy nhiên, các doanh nghiệp khởi nghiệp muốn tồn tại, phát triển bền vững và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường, các nhà quản trị cần nhận thức về vai trò quan trọng của kế toán quản trị trong điều hành doanh nghiệp.

Đặc biệt, để hoạch định chiến lược phát triển, kiểm soát chi phí hiệu quả nhất, việc xây dựng mô hình kế toán quản trị chi phí là một yêu cầu cấp bách, nhằm tăng cường hiệu quả quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, làm tăng khả năng tồn tại và phát triển của doanh nghiệp khởi nghiệp trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng quyết liệt.

Kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp

Về bản chất, kế toán quản trị (KTQT) chi phí là một bộ phận cấu thành không thể tách rời của hệ thống kế toán nói chung và KTQT nói riêng, nên bản chất của KTQT chi phí trước hết thể hiện ở bản chất của kế toán, đều làm nhiệm vụ tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp (DN). KTQT chi phí là kênh thông tin quan trọng giúp cho nhà quản trị xây dựng, tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát, đánh giá hoạt động và đưa ra các quyết định tối ưu. KTQT chi phí bao gồm các nội dung cơ bản sau: Nhận diện và phân loại chi phí; Xây dựng định mức và dự toán chi phí; Kế toán chi phí hoạt động và tính giá thành sản phẩm; Phân tích biến động chi phí; Hệ thống báo cáo KTQT chi phí; Phân tích thông tin chi phí.

Trong hoạt động của DN nói chung và DN khởi nghiệp nói riêng, KTQT chi phí có mối quan hệ hữu cơ với chức năng quản lý. Theo đó, để đạt được mục tiêu điều hành và quản lý hoạt động kinh doanh, nhà quản trị DN cần lập kế hoạch và dự toán chi phí trên cơ sở mục tiêu đã đề ra, tổ chức điều hành thực hiện kế hoạch và kiểm tra đánh giá việc thực hiện kế hoạch, cụ thể hoá các thông tin chỉ đạo điều hành của nhà quản trị.

Bên cạnh đó, KTQT chi phí cũng có chức năng quan trọng trong việc phân bổ nguồn lực bởi có thể giúp cho các nhà quản trị tính toán, lựa chọn để đưa ra quyết định tối ưu nhất cho việc phân bổ các nguồn lực sẵn có một cách hiệu quả hơn. Chẳng hạn, khi thông tin KTQT chi phí được cung cấp trung thực về tình hình chi phí, thu nhập và kết quả lợi nhuận thu được của từng lĩnh vực, các rủi ro hiện hữu (rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản, rủi ro tỷ giá...), các nhà quản trị có thể có đủ thông tin để đưa ra các quyết định điều hành theo hướng có lợi cho DN…

Theo Lê Thị Bình (2018), để tiến hành hoạt động KTQT chi phí sao cho đạt hiệu quả cao nhất, cần tuân thủ một số yêu cầu như sau: Cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin theo yêu cầu quản lý về chi phí của từng hoạt động, bộ phận, công việc, sản phẩm; Thông tin KTQT chi phí cung cấp chi tiết, cụ thể hơn so với kế toán tài chính; Thông tin KTQT chi phí cung cấp có tính logic và so sánh được nhằm nhận diện thông tin nhanh, chính xác; Thông tin KTQT chi phí phải mang tính bảo mật. Tuy nhiên, do phục cho việc điều hành và ra quyết định của nhà quản trị DN, nên để không tạo thêm các quy định hành chính gây khó dễ cho DN, hiện nay, cơ quan quản lý chưa có văn bản nào quy định về việc phải thực hiện KTQT chi phí.

Nguyên tắc xây dựng mô hình kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp khởi nghiệp

Tại Việt Nam, trong những năm qua, Chính phủ đã có nhiều động thái hỗ trợ DN khởi nghiệp phát triển thông qua việc đưa ra các chính sách hỗ trợ về thuế, tín dụng, đào tạo nguồn nhân lực, hỗ trợ thông tin… Tuy nhiên, thực tế, các DN khởi nghiệp của Việt Nam đều có quy mô nhỏ hoặc siêu nhỏ nên rất dễ bị tổn thương. Các DN này thường có năng lực tài chính và năng lực quản trị yếu; nguồn nhân lực, năng lực mở rộng thị trường tìm kiếm đối tác… chưa đáp ứng được thực tiễn. Do vậy, việc quản trị nói chung và quản trị chi phí nói riêng tại các DN khởi nghiệp vẫn còn nhiều thách thức. Thực tế này đặt ra đòi hỏi cấp thiết về việc xây dựng mô hình KTQT chi phí phù hợp với các đặc điểm riêng có của các DN khởi nghiệp tại Việt Nam.

Theo Lê Thế Anh (2017), mô hình KTQT chi phí là việc tổ chức bộ máy kế toán và thiết lập quy trình thực hiện những nội dung cơ bản của KTQT chi phí nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị. Mô hình KTQT chi phí được xây dựng nhằm cung cấp thông tin tài chính và phi tài chính giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc xây dựng mô hình KTQT chi phí nhằm trang bị cho các nhà quản trị một công cụ để xây dựng và thực hiện chiến lược, sau đó biến các kế hoạch, chiến lược thành các biện pháp thực hiện và điều chỉnh. Mô hình KTQT chi phí sẽ cung cấp những thông tin chi tiết từng thành phần chi phí, tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng loại sản phẩm. Bên cạnh đó, mô hình KTQT chi phí còn giúp các nhà quản trị kiểm soát tình hình thực hiện và giải trình các nguyên nhân dẫn đến chênh lệch giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế. Ngoài ra, khi sử dụng mô hình KTQT chi phí sẽ cung cấp không chỉ các thông tin tài chính mà còn cung cấp các thông tin về tính hoạt động, các thông tin mang tính dự báo giúp các nhà quản trị ra các quyết định phù hợp và kịp thời.

Tuy nhiên, nhà quản trị chỉ có thể ra các quyết định đúng đắn khi thông tin cung cấp phải đảm bảo yêu cầu phù hợp, tin cậy và kịp thời, trong đó, những thông tin phù hợp là những thông tin liên quan trực tiếp đến các vấn đề mà các nhà quản trị đang quan tâm; Mức độ tin cậy của thông tin dựa trên cơ sở bằng chứng khách quan, phản ánh trung thực về vấn đề mà nhà quản trị quan tâm; Tính kịp thời thể hiện ở yêu cầu mọi quyết định kinh doanh đều mang tính thời điểm nên thông tin phù hợp và tin cậy nhưng được cung cấp quá chậm trễ thì thông tin đó trở nên vô nghĩa. Do vậy, theo Lê Thế Anh (2017), khi xây dựng mô hình KTQT chi phí cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

Thứ nhất, việc xây dựng mô hình KTQT chi phí phải đảm bảo tính khách quan và phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Có như vậy, mô hình KTQT chi phí mới phát huy được vai trò là công cụ đắc lực cho các nhà quản trị. Tuy nhiên, khi xây dựng mô hình KTQT chi phí cần tôn trọng các quy luật khách quan của nền kinh tế. Các thông tin được cung cấp từ mô hình phải khái quát được toàn cảnh bức tranh về tình hình chi phí của DN. Hiện nay, các DN khởi nghiệp tại Việt Nam có quy mô nhỏ nên việc xây dựng mô hình KTQT cũng sẽ theo hướng gọn nhẹ.

Thứ hai, mô hình phải đáp ứng được nhu cầu thông tin đa dạng của các nhà quản trị. Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt, các nhà quản trị DN rất cần đến những thông tin hữu ích để có thể đưa ra các quyết định kinh doanh tối ưu. Nhu cầu cung cấp thông tin cho các nhà quản trị đòi hỏi hệ thống KTQT chi phí phải vừa cung cấp được những thông tin chi tiết, cụ thể về từng hoạt động trong DN, vừa phải cung cấp những thông tin mang tính khái quát, so sánh, đánh giá các mặt hoạt động của DN.

Thứ ba, mô hình KTQT chi phí được xây dựng phải đảm bảo nguyên tắc hiệu quả và tiết kiệm. Để xây dựng và vận hành mô hình KTQT chi phí, các DN sẽ phải có những đầu tư về nhân lực, vật lực, phải có những thay đổi trong cách thức quản lý và tổ chức công tác kế toán. Tuy nhiên, mô hình KTQT chi phí cần có sự kết hợp hài hòa với hệ thống kế toán tài chính, không gây khó khăn trong việc tổ chức công tác kế toán chung, không quá tốn kém nhưng đảm bảo thông tin phải được cung cấp một cách hiệu quả. Ngoài ra, cần chú trọng đến kiểm soát chi phí, vì mọi DN muốn hoạt động sản xuất kinh doanh thành công đều phải thực hiện tốt hoạt động kiểm soát chi phí, đặc biệt là đối với các DN khởi nghiệp vốn có tiềm lực tài chính yếu và thường phải dựa vào việc gọi vốn của các nhà đầu tư.

Một số tồn tại, hạn chế

Thực tiễn hoạt động của DN khởi nghiệp nói chung và ứng dụng KTQT chi phí nói riêng, việc xây dựng mô hình KTQT chi phí trong DN khởi nghiệp vẫn còn một số tồn tại, hạn chế sau:

Thứ nhất, các nhà quản trị DN chưa thực sự quan tâm đến công tác KTQT nói chung và việc xây dựng mô hình KTQT tại DN nói riêng. Do các DN khởi nghiệp thường khó khăn về vốn, nên gần như chỉ quan tâm đến làm sao có thể tồn tại, phát triển và hoặc kêu gọi được vốn đầu tư. Có thể nói, bắt nguồn từ nhận thức của nhà quản trị DN khởi nghiệp, nên KTQT nói chung chưa quan tâm hoặc ít chú ý tới việc tổ chức bộ máy KTQT của DN mình, cũng như hiểu rõ được tầm quan trọng của KTQT trong việc cung cấp các thông tin để đưa ra quyết định điều hành, từ đó dẫn tới các chiến lược kinh doanh và quản lý điều hành DN chưa thực sự hiệu quả. Do vậy, cần tăng cường tuyên truyền, phổ biến kiến thức về KTQT cho DN, tạo chuyển biến về nhận thức đối với việc ứng dụng công tác KTQT vào hoạt động quản trị của DN. Nhà quản trị DN phải là người đi đầu nhận thức về vai trò, nội dung của KTQT, là người chèo lái, dẫn dắt các bộ phận trong DN áp dụng mô hình KTQT.

Thứ hai, hiện nay hầu hết các DN đã áp dụng KTQT mới chỉ dừng lại ở việc áp dụng sơ khai, đơn giản chỉ là sự kết hợp giữa kế toán tài chính và KTQT, KTQT chỉ là chi tiết hóa số liệu của kế toán tài chính (KTTC). Các DN chưa khai thác triệt để công cụ KTQT vào DN. Bên cạnh đó, các nhà quản trị DN còn lúng túng khi nghiên cứu nội dung KTQT để áp dụng thực tế vào DN. Thực tế cho thấy, các DN khởi nghiệp đa phần là mới thành lập nên năng lực quản lý của các nhà quản trị còn hạn chế, dẫn đến các quyết định điều hành cũng như việc hoạch định chiến lược kinh doanh chưa hợp lý làm ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh trên thị trường và thu hút vốn đầu tư vào DN khởi nghiệp, từ đó ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của DN. Do vậy, bên cạnh việc quan tâm đến kế toán tài chính, các DN cũng cần tận dụng

Thứ ba, hiện nay, các DN chỉ tổ chức bộ máy KTTC, còn bộ máy KTQT chưa được quan tâm và đầu tư. Để có một hệ thống kế toán tốt, đặc biệt là hệ thống KTQT, các DN cần đầu tư một khoản phí không nhỏ để đào tạo nhân viên kế toán và các chi phí vận hành khác. Điều này khiến cho các nhà quản trị phải cân nhắc tính cấp thiết của các khoản đầu tư dành cho KTQT. Hiện nay, một số DN khởi nghiệp với mục tiêu giảm chi phí đã thực hiện giải pháp là thuê kế toán viên có nghiệp vụ giỏi làm ngoài giờ hoặc thuê những người có trình độ thấp với chi phí có thể chấp nhận được. Với những DN quan tâm đến KTQT, nhân viên kế toán hầu hết chỉ có kinh nghiệm về kế toán tài chính, còn kiến thức về KTQT chưa được đào tạo bài bản nên khó thực hiện các công việc KTQT nói chung và hướng đến xây dựng một mô hình KTQT chi phí nói riêng. Do vậy, trong thời gian tới, cần căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của DN khởi nghiệp để sắp xếp, tổ chức và xây dựng mô hình KTQT cho phù hợp với DN; Chú trọng học hỏi kinh nghiệm KTQT hiện đại từ các nước quốc gia khởi nghiệp phát triển thông qua việc hợp tác và đào tạo về KTQT để ứng dụng vào DN Việt Nam trong thời gian sớm nhất…

Thứ tư, việc xây dựng mô hình KTQT chi phí tại các DN khởi nghiệp cần phải cung cấp những thông tin tối ưu. Do đó, khi xây dựng mô hình KTQT chi phí phải đáp ứng được những yêu cầu sau: Xây dựng mô hình phải đảm bảo tính khái quát, trong đó, tính khái quát của mô hình KTQT chi phí phải cung cấp được những thông tin đảm bảo các thuộc tính như đảm bảo thông tin trung thực, hợp lý và Đảm bảo tính kịp thời của thông tin; Yêu cầu mô hình được xây dựng phải đơn giản để làm giảm áp lực đối với các nhân viên kế toán trong việc ghi chép, phản ánh, lập dự toán, đánh giá và đưa ra các thông tin tư vấn cho nhà quản trị; Yêu cầu mô hình KTQT chi phí được xây dựng phải cung cấp được các thông tin tổng hợp và chi tiết theo yêu cầu của nhà quản trị… 

Nguồn: St Đinh Thị Thùy Liên (2019), Tạp chí tài chính

Sưu tầm: ThS. Nguyễn Thị Hoa