Từ khi ra đời, Phần mềm kế toán đã hỗ trợ rất tích cực cho kế toán viên trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp. Hiện nay, tại hầu hết các doanh nghiệp, việc hạch toán các giao dịch kinh tế phát sinh chủ yếu được thực hiện trên phần mềm kế toán. Tuy nhiên, trong quá trình hạch toán các giao dịch kinh tế, nếu người sử dụng còn đang lúng túng, chưa biết cách để xác định phân hệ mà mình cần sử dụng trên phần mềm kế toán, thì có thể sẽ dẫn đến xác định sai phân hệ cần sử dụng để hạch toán, từ đó, làm ảnh hưởng đến số liệu trên các báo cáo của đơn vị. Chính vì vậy, trong bài viết này, tôi xin đưa ra quy trình hạch toán các giao dịch kinh tế trên phần mềm MISA SEM.NET 2019.
1. Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2019
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2019 là phần mềm kế toán giúp chuẩn hóa quy trình thực hiện công tác kế toán của doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian báo cáo, giúp kế toán cập nhật số liệu, cung cấp báo cáo một cách chính xác và kịp thời cho các nhà quản lý doanh nghiệp. Đặc biệt đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, các nhà quản lý doanh nghiệp luôn được cung cấp số liệu, báo cáo tổng hợp nhanh chóng và dễ dàng giúp các nhà quản lý đánh giá được hiệu quả kinh doanh của từng chi nhánh.
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2019 là phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Quản lý hóa đơn, Kho, Công cụ dụng cụ, Tài sản cố định, Tiền lương, Thuế, Giá thành, Tổng hợp.
Giao diện của phần mềm kế toán MISA SME.NET 2019
2. Quy trình hạch toán các giao dịch kinh tế trên phần mềm MISA SEM.NET 2019
Bước 1: Xác định bộ chứng từ liên quan đến giao dịch
Một giao dịch kinh tế phát sinh có thể liên quan đến nhiều chứng từ kế toán khác nhau. Chính vì vậy, khi có giao dịch kinh tế phát sinh, đầu tiên kế toán cần xác định được bộ chứng từ liên quan đến giao dịch đó.
Ví dụ:
Tại Công ty cổ phần dệt may NETVIET tháng 5/2021 có phát sinh giao dịch kinh tế sau: (ĐVT: đồng)
Phiếu nhập kho số 16/5, ngày 12/5/2021: Nhập kho 360 mét vải kaki vàng, đơn giá mua chưa bao gồm VAT 10% là 50.000đ/mét (kèm theo HĐ GTGT số 123456 ngày 12/5/2021, kí hiệu AA/5T của Công ty Cổ phần Lan Tân). Tiền hàng đã thanh toán bằng tiền mặt (kèm theo Phiếu chi số 55/5 ngày 12/5/2021).
Vậy bộ chứng từ liên quan đến giao dịch kinh tế này bao gồm: Phiếu nhập kho số 16/5, HĐ GTGT số 123456, Phiếu chi số 55/5.
Bước 2: Xác đinh phân hệ có thể phản ánh đầy đủ nhất các chứng từ của giao dịch
Một giao dịch kinh tế phát sinh, có thể phản ánh giao dịch đó trên một trong các phân hệ của MISA SME.NET 2019. Tuy nhiên, cần xác định phân hệ có thể phản ánh đầy đủ nhất các chứng từ của giao dịch để hạch toán các giao dịch kinh tế. Bởi lẽ, việc hạch toán giao dịch kinh tế trên phân hệ có đầy đủ các chứng từ của giao dịch sẽ giúp cho việc phản ánh thông tin, số liệu của giao dịch một cách chính xác và đầy đủ nhất, đồng thời việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thuận lợi và dễ dàng hơn.
Với ví dụ trên, tại Công ty cổ phần dệt may NETVIET, có thể có các lựa chọn thực hiện hạch toán trên một trong các phân hệ khác nhau.
Nếu lựa chọn thực hiện hạch toán trên Phân hệ Quỹ thì giao diện như sau:
Tuy nhiên, nếu thực hiện hạch toán giao dịch đó trên phân hệ Quỹ thì không thể phản ánh được Phiếu nhập kho số 16/5 và không theo dõi được chi tiết mã vật liệu doanh nghiệp nhập kho. Do đó, sau này khi Công ty có giao dịch xuất kho vải kaki vàng thì sẽ không có số liệu để xuất kho.
Nếu lựa chọn thực hiện hạch toán trên Phân hệ Kho thì giao diện như sau:
Tuy nhiên, nếu thực hiện hạch toán giao dịch đó trên phân hệ Kho thì không thể phản ánh được HĐ GTGT số 123456 và không thực hiện được bút toán phản ánh thuế giá trị gia tăng Nợ TK1331/Có TK 1111. Đồng thời, khi thực hiện trên phân hệ này sẽ không chi tiết được “Số phiếu 55/5” của Phiếu chi. Do đó, số liệu liên quan đến Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, tiền mặt sẽ bị sai.
Nếu lựa chọn thực hiện hạch toán trên Phân hệ Mua hàng thì chỉ cần thực hiện trên 1 phân hệ này vì phần mềm đã tích hợp nên sẽ đồng thời phản ánh được đầy đủ các chứng từ: Phiếu nhập kho số 16/5 (chi tiết cho từng mã hàng), HĐ GTGT số 123456, Phiếu chi số 55/5.
Bước 3: Thực hiện hạch toán giao dịch kinh tế trên phần mềm MISA SME.NET 2019
Với ví dụ trên, tại Công ty cổ phần dệt may NETVIET, việc lựa chọn thực hiện hạch toán trên Phân hệ Mua hàng thì có thể phản ánh đầy đủ các thông tin của giao dịch trên cả Phiếu nhập kho, Phiếu chi, Hóa đơn như sau:
Giao diện Phiếu nhập kho số 16/5
Giao diện Phiếu chi số 55/5
Giao diện Hóa đơn giá trị gia tăng số 123456
iệc hạch toán một giao dịch kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán MISA SME.NET 2019 có thể thực hiện được trên một trong các phân hệ của phần mềm. Tuy nhiên, việc lựa chọn chính xác phân hệ cần dùng để hạch toán sẽ giúp cho việc phản ánh thông tin, số liệu kế toán một cách chính xác và đầy đủ, đồng thời cũng là cơ sở để việc kiểm tra, đối chiếu số liệu được thuận lợi, dễ dàng hơn. Để lựa chọn phân hệ phù hợp nhất người sử dụng cần ưu tiên phân hệ có thể phản ánh đầy đủ nhất các thông tin của giao dịch kinh tế phát sinh.
Tác giả: Nguyễn Thị An