Quản lý Tài sản cố định (TSCĐ) là công việc bắt buộc đối với các loại hình kinh doanh, quản lý TSCĐ chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp kinh doanh mang lại hiệu quả cao.
Tài sản cố định là một bộ phận của tư liệu sản xuất, giữ vai trò là tư liệu lao động chủ yếu của quá trình sản xuất. Chúng được coi là cơ sở vật chất, kỹ thuật có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh; là điều kiện tăng năng suất lao động xã hội và phát triển nền kinh tế... Các tài sản được ghi nhận là TSCĐ phải đồng thời thỏa mãn 4 tiêu chuẩn: Đạt được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó; Nguyên giá của tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy; Thời gian sử dụng ước tính trên một năm; Đạt tiêu chuẩn giá trị theo quy định.
Do khoản đầu tư TSCĐ thường chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách nên đơn vị cần lập kế hoạch đầu tư mua sắm TSCĐ ngay từ đầu năm hoặc thậm chí trước đó vài năm. Theo đó, kế hoạch đầu tư mua sắm phải bao gồm các vấn đề chính về TSCĐ như: Kế hoạch về đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ, thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Việc xây dựng kế hoạch nhằm đảm bảo các dự án đề xuất phù hợp với ngân sách được phê duyệt, đảm bảo tính hiệu quả của dự án đầu tư, ngăn chặn sự tham ô và sử dụng tài sản vì mục đích cá nhân. Kế hoạch này thường có sự tham gia của phòng kế toán.
Trên thực tế, một chu trình quản lý TSCĐ thường bao gồm các bước công việc sau: Đề nghị mua sắm TSCĐ, phê chuẩn đầu tư TSCĐ, chọn nhà cung cấp, ghi tăng TSCĐ mới, lập các báo cáo về TSCĐ, xác định đúng số khấu hao và phân bổ phù hợp với các đối tượng sử dụng tài sản, cập nhật thông tin về bảo trì, sửa chữa và thanh lý TSCĐ. Tuy nhiên quá trình quản lý TSCĐ trong DN đã gặp phải một số sai phạm như:
- Quyết định đầu tư: Sai lầm trong khâu đầu tư sẽ lãng phí hoặc mất cân đối tài chính; Mua cho cá nhân nhưng tính vào tài sản của doanh nghiệp.
- Ghi nhận và sử dụng TSCĐ: Ghi chép TSCĐ không chính xác và kịp thời. Chọn phương pháp khấu hao không phù hợp, ước tính sai thời gian hữu dụng của TSCĐ, không ghi chép kịp thời các chi phí bảo trì, sửa chữa dẫn đến việc hạch toán sai chi ph, không ước tính rủi ro xảy ra, không mua bảo hiểm cho các TSCĐ có giá trị lớn, thất thoát TSCĐ do không kiểm kê định kỳ.
- Thanh lý TSCĐ: Không xóa sổ TSCĐ đã thanh toán, nhượng bán với giá thấp, tham ô TSCĐ.
Một số giải pháp quản lý TSCĐ hiệu quả:
- Khi mua sắm tài sản: Phải dựa trên kế hoạch được xây dựng từ đầu năm đã được phê duyệt. Thực hiện tốt nội dung này sẽ giúp hạn chế đáng kể sai phạm trong việc mua sắm tài sản. Đối với TSCĐ có giá trị lớn, khi xây dựng kế hoạch mua sắm cần lập dự toán chi tiết kèm theo thuyết minh về tính hiệu quả đầu tư.
- Xét duyệt mua tài sản: Phải có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền. phiếu yêu cầu mua TSCĐ hoàn chỉnh phải có đầy đủ chữ ký của nhân viên và trưởng bộ phận có yêu cầu, tiếp đó chuyển sang người có trách nhiệm xét duyệt. Tùy thuộc vào giá trị của tài sản, người xét duyệt có sự phê chuẩn của giám đốc và trong một số trường hợp đặc biệt phải có sự phê chuẩn của hội đồng quản trị.
- Việc lựa chọn nhà cung cấp: Dựa vào phiếu đề nghị mua TSCĐ đã duyệt, dựa trên chính sách lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua sẽ tham khảo giá ở nhiều nhà cung cấp hay tổ chức đấu thầu. Việc lựa chọn nhà cung cấp cần thỏa mãn đồng thời các tiêu chuẩn sau: Không có mối quan hệ về lợi ích giữa bộ phận mua tài sản với nhà cung cấp được chọn, mức giá lựa chọn phải là giá hợp lý nhất so với các nhà cung cấp khác; Đối với các tài sản có giá trị lớn, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, đơn vị nên chọn hình thức đấu thầu công khai, nhằm chọn được nhà cung cấp với giá cả tốt nhất và chất lượng cao nhất.
- Việc lập đơn đặt hàng: Dựa trên phiếu yêu cầu TSCĐ và nhà cung cấp được lựa chọn, bộ phận mua tài sản sẽ lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và phải bao gồm đầy đủ các thông tin quan trọng như: Ngày đặt mua tài sản, số lượng, quy cách tài sản, giá cả, nhà cung cấp và điều khoản thanh toán.
Chú ý khi nhận tài sản cố định và sử dụng tài sản cố định
- Nhận TSCĐ: Phải căn cứ vào đơn đặt hàng, bộ phận mua hàng và bộ phận yêu cầu mua TSCĐ cùng tiến hành kiểm tra quy cách, số lượng, yêu cầu kỹ thuật xem có đúng như đơn đặt hàng để tiến hành nhận tài sản và chấp nhận hóa đơn yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp. Sau khi nhận tài sản, bộ phận mua tài sản tiến hành lập biên bản giao nhận tài sản. Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành 3 bản, một bản do bộ phận mua tài sản lưu trữ, một bản do bên nhận tài sản giữ, còn một bản đính kèm với bản sao phiếu yêu cầu TSCĐ. Sau đó, hai chứng từ này cùng với bản sao đơn đặt hàng, bản gốc hóa đơn được chuyển sang cho bộ phận kế toán.
- Ghi nhận TSCĐ: Sau khi hoàn tất việc mua và chuyển giao tài sản cho bộ phận sử dụng, kế toán ghi chép việc mua tài sản và theo dõi tình hình sử dụng. Rủi ro có thể phát sinh trong giai đoạn này là ghi nhận sai TSCĐ, dẫn đến sai lệch về phân loại tài sản về số dư tài sản, mức khấu hao bị tính toán sai; không quản lý tài sản theo địa điểm sử dụng, từ đó làm sai lệch các kết quả đánh giá hoạt động.
Các thông tin cần được ghi nhận trên sổ chi tiết và thẻ TSCĐ là tên tài sản, chủng loại, bộ phận sử dụng, nguyên giá, mã số, vị trí đặt, ngày mua/thanh lý, nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất, giá trị tăng thêm hay thay đổi, khấu hao lũy kế. Số liệu trên sổ chi tiết phải được đối chiếu định kỳ với sổ cái. Nếu là loại tài sản mà không dễ phân biệt, ngoài việc ghi nhận vào sổ sách, cần tiến hành dán nhãn cho những tài sản này.
- Kiểm kê TSCĐ: Hàng năm, đơn vị, DN nên tiến hành kiểm kê tất cả TSCĐ. Đối chiếu số lượng thực tế với danh sách TSCĐ để phát hiện tài sản mất mát, phát hiện tài sản không còn sử dụng được, tài sản bị hư hỏng.
- Khấu hao TSCĐ: Kế toán lựa chọn phương phápvà thười gian khấu hao từng loại TSCĐ thích hợp. Xác định số năm sử dụng để tiến hành khấu hao TSCĐ căn cứ theo quy định của pháp luật và chính sách TSCĐ. Thiết lập thời điểm bắt đầu tính khấu hao cho tài sản. Lựa chọn phương pháp khấu hao TSCĐ và phương pháp này nên được sử dụng nhất quán trong suốt thời gian sử dụng TSCĐ.
- Về sửa chữa và nâng cấp TSCĐ: Sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn. Nâng cấp tính năng, công dụng hay kéo dài thời gian hữu dụng của TSCĐ.
Tài liệu tham khảo:
1. Bộ Tài chính (2018), Thông tư số 45/2018/TT-BTC hướng dẫn quản lý, khấu hao tài sản cố định tại cơ quan, tổ chức và tải sản cố định do Nhà nước giao doanh nghiệp quản lý;
2. Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 03 và VAS 04) về kế toán tài sản cố định hữu hình và vô hình;
3. Tài sản cố định trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, https://voer.edu.vn/m/tai-san-co-dinh-trong-hoat-dong-kinh-doanh-cua-doanhnghiep/bd13c07c;
4. https://www.amis.vn/tin-tuc/van-hoa-doanh-nghiep/newsid/1154/4-nguyen-tac-quan-ly-chi-phi/.
Tin bài: Hoàng Thị Lộc